Están obligados a notificar la creación, modificación o supresión de ficheros para su inscripción en el RGPD,de acuerdo a lo dispuesto en la LOPD, aquellas personas físicas o jurídicas, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que procedan a la creación de ficheros que contengan datos de carácter personal.

Toda persona o entidad que proceda a la creación de ficheros de datos de carácter personal lo notificará previamente a la Agencia Española de Protección de Datos. El RGPD inscribirá el fichero si la notificación se ajusta a los requisitos exigibles. La inscripción del fichero en el RGPD es previa a su creación. Los ficheros manuales (no automatizados), creados con posterioridad a la fecha de entrada en vigor de la LOPD (14 de enero de 2000), deberán ser notificados para su inscripción en el RGPD. Sin embargo, los ficheros manuales que ya existieran antes de la entrada en vigor de la LOPD, no será necesaria la notificación para su inscripción hasta octubre de 2007, de conformidad con lo establecido en el último párrafo de la Disposición Adicional Primera.

La Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal trata de proteger los derechos fundamentales y las libertades públicas y, en particular, el derecho a la intimidad y el honor de las personas físicas.

Así, todas las personas físicas, empresas o instituciones que mantengan ficheros con algún tipo de información de carácter personal, se consideran responsables de un fichero y, por tanto, deberán adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.